A legtöbb szervezet életében időnként felmerül a kérdés, valóban szükséges-e ennyit nyomtatni? Mindegy, hogy kis- vagy nagyvállalatról van szó, a pazarlást mindenki szeretné elkerülni. Azonban a nyomtatási igény meghatározása korántsem egyszerű feladat. A nyomtatási igény meghatározása nem hasraütésszerű döntés, és végképp nem szabad kizárólag megérzésekre vagy napi szokásokra hagyatkozni. Ez egy adatvezérelt, tudatos folyamat, amelynek célja, hogy átláthatóvá váljon, mennyit, mit, miért és hogyan nyomtat egy szervezet. Ehhez először is mérni kell: pontosan, objektíven. A kérdés már csak az, hogy mit és hogyan?

Nyomtatási stratégia - gondolkodjunk előre

Stratégia nem csak az üzleti tervhez szükséges, hanem a megfelelő nyomtató kiválasztásához is. A nyomtatási igény felmérése nem csak aktuális állapotfelmérés, hanem egy stratégiai döntés előkészítése is. Mi a cél? Kevesebb nyomtatás? Kisebb eszközpark? Jobban nyomon követhető költségek? Esetleg egy teljes MPS (Managed Print Services) bevezetése? Ezekre a kérdésekre akkor tudunk jó választ adni, ha világos, mit szeretnénk elérni 6-12 hónap múlva cégünk digitalizálása terén és üzleti szempontból is.

Kimutatások helyett kezdjünk terep szemlével

Mielőtt bármilyen számadatot összesítenénk, tegyünk egy kört az irodában. Hol találhatók a nyomtatók? Mennyire vannak közel vagy távol a felhasználóktól? Ki használja őket és milyen gyakran? Van-e olyan gép, amihez már senki nem mer hozzányúlni a rendszergazdát leszámítva? Ezek az első benyomások sok mindent elárulnak, főleg, ha összevetjük az eszközök kihasználtságával és a nyomtatási volumennel.

A nyomtatási igény meghatározása lépésről lépésre

Az első lépés a nyomtatási volumen feltérképezése. A legtöbb nyomtató, különösen a hálózatra kötött modellek, képes naplózni: hány oldalt nyomtattak, milyen arányban használták a színeket, volt-e kétoldalas nyomtatás és mindez hogyan oszlik el időben. Ezeket az adatokat akár gépenként, akár felhasználónként is ki lehet gyűjteni. És érdemes is. Ha már van print menedzsment rendszer, akkor ezek az információk könnyen elérhetők, de ha nincs, akkor is sokat elmondanak a gépek kijelzőin vagy webes felületein megjelenő számlálók.

Aztán ott van az eszközhasználat kérdése. Nemcsak az a fontos, mennyit nyomtatunk, hanem az is, hogy melyik eszközön. Gyakori jelenség, hogy egy-egy gép túl van terhelve, míg mások hetekig szinte érintetlenek maradnak. Ez nemcsak a nyomtatók életciklusát rövidíti meg, hanem felesleges költségeket is generál; nem beszélve a felhasználói frusztrációról, amikor egy túlhasznált eszköz meghibásodik.

A nyomtatási igény mögött mindig ott van a dokumentumkezelés kérdése is. Időnként érdemes felülvizsgálni, hogy jól működnek-e ezek a folyamatok? Sokszor azért nyomtatnak valamit a kollégák, mert a digitális rendszer nehézkesen, megbízhatatlanul elérhető vagy mert nincs megfelelő jogosultság a megosztáshoz. Ez jó indikátor lehet arra is, hol tart valójában a digitalizáció a szervezetben. Az elavult dokumentumkezelési folyamat ugyanis többet árt, mint egy öreg nyomtató.

Természetesen nem lehet figyelmen kívül hagyni az eszközök állapotát sem. Sok cég szenved az olcsóbban beszerzett, használt vagy leselejtezett nyomtató gépparktól:  különféle márkák, különféle kellékanyagok, ráadásul még központilag sem összeköthetők az eszközök. Így nem csak nehézkesen kezelhetők, de költségesek is. Nyomtató vásárlás előtt érdemes sorra venni a legfontosabb szempontok mellett az olyan tényezőket is, mint a hálózati kapcsolat vagy az extra funkciók. Ma már szerencsére számos olyan megoldás létezik, amely a nyomtatást egyszerre teszi biztonságossá, átláthatóvá és hatékonnyá: ilyenek a follow-me print rendszerek, a mobil nyomtatási lehetőségek vagy a felhőalapú vezérlőfelületek, amelyek egy egészen új szintre emelik az irodai működést.

Megszokásból vagy valós igénnyel nyomtatunk?

De nem minden szám az eszközökből jön. A nyomtatási igény mélyebb megértéséhez meg kell nézni, mit nyomtatnak a munkatársak. Egy szerződés, egy prezentáció, egy ügyfélnek küldött dokumentum teljesen más típusú nyomtatási feladatot jelent, mint egy belső jegyzet vagy meeting anyag. Sok esetben az is kiderülhet, hogy az adott dokumentumot valójában nem is kellene kinyomtatni, csak a szokás vagy a rosszul kialakított digitális folyamat miatt kerül papírra. Ezért érdemes a dokumentumtípusokat, azok keletkezésének helyét és kezelésük módját is górcső alá venni. Fontos megérteni, milyen dokumentumtípusok keletkeznek és miért nyomtatják őket. Nem biztos, hogy minden nyomtatás szükséges, de ezt nehéz távolról eldönteni, ehhez párbeszédre van szükség.

Ha szeretnénk indirekt módon is képet kapni a nyomtatási szokásokról, érdemes megnézni a papír- és kellékanyag-felhasználást is. Mennyi papír fogy egy hónapban? Milyen gyakran kell tonert cserélni? Hol keletkezik túlfogyasztás, és van-e pazarlás? Ezek az adatok utalnak a nyomtatási intenzitásra, még akkor is, ha nem tudunk minden oldalt pontosan nyomon követni.

Az igényfelmérés komplex feladat

A nyomtatási igény utolsó, de talán legfontosabb eleme a költségelemzés. Mennyibe kerül a nyomtatás valójában? Nem csak a papír és a toner ára számít, hanem a karbantartás, az energiafogyasztás, az eszközök amortizációja vagy akár a kieső munkaidő, amikor egy gép nem működik. Egy jól elvégzett TCO (Total Cost of Ownership) elemzés nem csak azt mutatja meg hol költünk sokat, hanem azt is, hogy hol lehetne valójában spórolni.

Mindezek alapján nemcsak a jelenlegi állapotot mérhetjük fel, hanem azt is, hogy az üzleti stratégiával összhangban, hogyan érdemes tovább menni. Milyen irányba fejlődjön a nyomtatási infrastruktúra? Várható-e bővülés, új üzleti terület vagy éppen csökkenés a papíralapú munkavégzésben? Vannak-e hosszabb távú célok, mint például a zöld iroda vagy a digitális transzformáció?

A fentiekből is jól látszik, hogy a nyomtatási igény meghatározása komplex feladat. Nem biztos, hogy egy belső IT-csapat vagy irodaüzemeltetés önállóan meg tudja hozni a legjobb döntéseket, hiszen a számok értelmezése, az igények rendszerezése és a stratégiaalkotás komoly tapasztalatot igényel. Éppen ezért érdemes lehet külső szakértőt, nyomtatási tanácsadót vagy MPS-szolgáltatót bevonni, aki nemcsak a technikát érti, hanem azt is, hogyan illeszkedhet a nyomtatási stratégia a szervezet egészéhez és az üzletfolytonosság biztosításához.

Galéria